オフィス移転に向けて準備から退去まで流れを解説！

事業拡大や人員拡大に伴うワークスペースの拡大、組織の再編・合併、賃料の見直し、職場環境の改善など、オフィス・事務所を移転する理由はさまざまですが、オフィスの引っ越しは、移転先における電気やネットなどのオフィス工事と移転元の原状復帰工事など、一般家庭の引っ越しよりも大掛かりになるため、スムーズに進めっていくためには全ての流れをあらかじめ把握した上でスケジュールを組み立てることが大切です。そこで今回は、一般的なオフィス移転の流れと必要な手続きについて詳しく解説していきます。

オフィス移転の準備期間の目安は？

オフィス・事務所の移転を成功させるためには、しっかりとスケジュールを立てることが大切です。移転にかかる準備期間は企業の規模や現オフィスとの契約内容によっても異なりますが、一般的には1年前、遅くとも6ヶ月以上前から始めるのが目安となります。原状回復がどこまで必要か、解約告知がいつまでに必要かなど、現オフィスのオーナーや管理会社に確認をした上で退去日を決定し、そこから逆算をして移転日を決めていきましょう。

オフィス移転の流れ

オフィス移転というのは、一般家庭の引っ越しとは違って登記変更など法的に申請や手続きが必要なものも数多くあります。移転をスムーズに行うためにも、各種手続きや移転までの流れをきちんと理解た上でスケジュールを組み立てていきましょう。ここではオフィス移転を行う際の一般的な流れについて時系列でご紹介していきます。

オフィス移転を考え始めたら最初にすべきこと

オフィス移転を成功させるためには、最初に移転の目的やコンセプトを固めることが大切です。従業員が増加して広いオフィスが必要になった、立地を見直し利便性を向上、新規拠点の開設、賃料などのコスト削減など移転をする目的はさまざまです。それを理解せずコンセプトがぼやけた状態で移転をしても、実際にレイアウトの段階で躓いてしまったり、作業効率が低下してしまったりすることも。目的やコンセプトを明確にした上で、立地、オフィス面積、賃料など物件の条件を決めていきましょう。

退去する6カ月前までにすべきこと

オフィスの移転が決定したら、現在のオフィスのオーナーや管理会社にできるだけ早く解約する旨を伝えましょう。これを解約予約といいます。解約通知を出す期間はオフィスのオーナーや面積によっても異なりますが、契約書に解約予告期間が記載ありますので、ご確認ください。一般的には、6カ月前までに解約予告をする条件がオフィスは多いです。解約通知を忘れてしまうと解約が成立しないため気をつけましょう。
また、オフィスを退去する時には、通常の使用で生じた損耗を除き、原状回復する必要があります。どこまでの範囲を原状回復するのか、どのような方法で原状回復を行うのかを、管理会社にあらかじめ確認しておきましょう。そしてこれらのことと並行しながら、新しいオフィスの物件調査を始めます。最初に決めた移転のコンセプトに従い、情報収集を行いましょう。

退去する4カ月前までにすべきこと

さまざまなオフィスを見学した上で、遅くても4カ月前までには新しいオフィスの物件を確定しましょう。その後、新オフィスの面積などを踏まえた上でオフィスデザイン・レイアウトの検討をしていきます。内装工事が必要な場合には、業者の選定も始めましょう。物件によっては内装工事の業者が決められている場合もありますので、あらかじめ管理会社への確認が必要です。

退去する2カ月前までにすべきこと

現オフィスで使用しているオフィス家具や什器、備品などのうち、どれを廃棄してどれを持っていくのかを決定します。新しく購入する必要のあるものはリストアップして準備を始めましょう。また、この時期には引越し業者の検討も始めます。移転費用をコストダウンすることばかりに気を取られて値段重視で引越し業者を選んでしまうと、対応が悪かったり、サービスが十分でなかったりするケースも少なくありません。オフィス移転の経験がある業者を慎重に検討していきましょう。
さらに、電話回線やインターネット回線、コピー機などの移転・移設の手配、原状回復を頼む業者の選定などもこの時期に行います。

退去する1カ月前までにすべきこと

移転の1カ月前には、新しいオフィスの内装工事や、新しく購入するオフィス家具や什器などの準備、通信設備の工事手配、官公庁への各種届出などいよいよ忙しくなってきます。特に、通信設備の工事は時間を要するものもあるため、移転先のオフィスの準備が整った段階でできるだけ早く工事依頼をしましょう。
また、官公庁への届出は種類が多いだけでなく、提出先が書類によって異なるため、チェックリストを作成して正確に把握しておくことが大切です。届出の種類によっては登記簿謄本や印鑑証明が必要な場合もあるため、あらかじめ確認しておきましょう。

退去する当日～移転後

移転当日は移転先オフィスでの引っ越し作業を中心に動きます。電話やパソコン、コピー機、インターネットといったオフィス工事が必要になるため、どの作業に誰が立ち会うのか、あらかじめ担当者を決めておくと良いでしょう。
また、完全に退去が済んだら、旧オフィスを契約した際の条件に従って、原状回復工事を行わなければいけません。
ここまで完了してオフィス移転が完了となります。

まとめ

会社にとっての一大イベントでもあるオフィス移転。遅くても6カ月前から、可能であれば1年ほど前から計画を進めていくと、余裕をもって満足のいく移転ができるはずです。ぜひ、上記の内容を参考にした上で移転の計画を立てていきましょう。